Sistem Administrasi Dokumen Berbasis Web pada Forum Human Capital Indonesia

Abstract

Forum Human Capital Indonesia (FHCI) merupakan komunitas para Pengelola Manajemen Human Capital BUMN untuk saling berinteraksi, melakukan pembelajaran maupun sinergi kepada para anggotanya dalam rangka mengembangkan manajemen Human Capital di Indonesia. Dalam menjalankan kegiatan operasional, FHCI perlu melakukan pengelolaan dokumen untuk mendukung kelancaran administrasinya. Pengelolaan suatu dokumen di FHCI dibedakan sesuai dengan jenis dan kegunaannya, seperti dokumen surat masuk, surat keluar, invoice, kuitansi, surat permintaan pembayaran maupun surat perintah bayar. Selama ini pengarsipan dokumen hanya dilakukan melalui Microsoft Excel, hal ini menyulitkan para staf FHCI dalam mencari dokumen maupun menuliskan nomor urut dokumen. Maka dari itu, dibuatlah sistem administrasi dokumen yang bertujuan untuk memudahkan proses pengelolaan dan menghindari kesalahan penulisan nomor urut dokumen yang dikeluarkan. Dalam pengembangannya, sistem administrasi dokumen ini menerapkan metode Software Development Life Cycle (SDLC) yaitu menggunakan model pendekatan Waterfall. Sistem ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan Framework CodeIgniter dan database MySQL. Hasil dari penelitian ini berupa website yang menampilkan data surat masuk, surat keluar, invoice, kuitansi, surat permintaan pembayaran dan surat perintah bayar serta dapat mencetak template surat keluar, invoice, kuitansi, surat permintaan pembayaran dan surat perintah bayar dengan penomoran yang otomatis. Untuk pengujiannya, sistem ini menggunakan black box testing yang mengacu pada validasi spesifikasi fungsionalitas software. Dari sisi user juga dilakukan pengujian dengan User Acceptance Test (UAT) dengan hasil pengujian mencapai angka 91%, sehingga dapat disimpulkan bahwa pengguna sangat meyetujui bahwa sistem ini efektif untuk menanggulangi kesalahan dalam menuliskan nomor urut dokumen serta mempermudah pengelolaan administrasi dokumen di FHCI.